オフィスの移転、増設

「今のオフィスが手狭になってきた」
「もっと立地の良い場所にオフィスを移したい」

会社の規模や事業の幅が広がれば、それに見合った「器の大きさ」についても、並行して考えていく必要があります。

オフィスの移転となれば大きなコストが掛かりますが、今よりも広いオフィスへの引っ越しというのは、新しい事業を行うための基盤形成だけでなく、従業員の士気高揚にもつながるものです。

先々の人員補充に対応できるだけの環境整備もしっかり考えた上で、長期的な視野を持って計画的に進めていかなければなりません。

≪オフィス物件選びの主なポイント≫

• 最寄駅からの距離は？
• 取引先などに訪問する際、アクセスが不便にならないか？
• 来客にとって分かりやすい場所であるか？
• 物件周辺の環境は？
• 従業員の数に見合った広さかどうか？（将来的な増員の見通しも含めて）
• 書庫、コピー機、サーバーなどのスペースも計算に入っているか？
• 社長室、役員室、会議室、応接室などの部屋を別に設けるかどうか？
• 空調や通信回線、電気の最大容量、警備など、設備面に不満はないか？

何より重要なのは、オフィスを移転する目的や理由に沿った物件を探すことです。

家賃や保証金といった初期費用のみではなく、引っ越し代に内装費、新しく購入する備品代（住所だけでなく電話番号も変わります。もちろん名刺も変えなければなりません）など、多額の経費が発生しますから、無理や無駄のない、合理的な移転を目指さなければなりません。
加えて移転の場合には、一時的に２ヵ所の物件について家賃を支払う必要が出ることも頭に入れておきましょう。

大きな支出をフォローするだけのやり繰りが可能かどうか、顧問税理士とも十分に話し合って、無理のない長期的な移転計画を立てることが大切です。
スムーズな移転を行うには、現オフィスの解約予告も含めて少なくとも６ヵ月前から準備を始めておく必要があるでしょう。

※株式会社において他府県への移転となる場合には、変更した定款に対して所轄庁からの認証を受けなければなりません。

◇状況によっては「増設」する方法も

オフィスが手狭になったが、全部の機能ではなく一部の部署のみを移転させる場合、または事業拡大に伴って別の場所に新たな拠点を構えようとする場合も考えられます。
これらにおいてはオフィスを新たに構える、つまり「増設」ということになります。

人員は増えたものの、現在の本社所在地を離れる必要性が少ない、または場所が離れても会社の業務に影響が出ない部署がある、などのケースにおいては、会社機能の一部を別オフィスに動かすという手段を取ることが多いようです。

※株式会社において他府県に事務所を増設する場合には、変更した定款に対して所轄庁からの認証を受けることを忘れないようにしましょう。

会社を丸ごと移転させるのか、それとも新しくオフィスを借りて人員を分割させるのか。
コストや機能維持といった問題はもちろん、会社の成長、発展を長期的に見た場合には「移転後の、さらにその先」を見据えながら考えることも必要となります。

経営者判断が問われる場面であるといえますが、顧問税理士ともじっくり相談しながら、会社の現状と将来を見極めての最適な方法を選ぶようにしましょう。